Home / Woordenlijst

Woordenlijst medisch secretariaat en AI-assistentie

De sleutelbegrippen, eenvoudig uitgelegd, voor praktijken die nadenken over hun telefonisch onthaal.

Bijgewerkt op 21 september 2026

No-show (gemiste afspraak)

Afspraak waarop de patiënt niet komt opdagen zonder tijdig te verwittigen. De plek blijft leeg en kon niet meer aan iemand anders worden voorgesteld. De echte kost van gemiste afspraken →

AI-telesecretariaat medisch

Geautomatiseerde telefonische onthaaldienst op basis van kunstmatige intelligentie: het neemt op, heeft toegang tot de agenda van de zorgverlener, stelt een afspraak voor en bevestigt die, en herinnert patiënten via SMS, 24 uur op 24. Het AI-telesecretariaat in België →

AI-stemassistent

Programma dat in natuurlijke taal de telefoon opneemt, de vraag van de patiënt begrijpt en in de agenda handelt (een afspraak voorstellen, bevestigen, verplaatsen of annuleren). Het stelt geen diagnose. Telefonisch secretariaat of AI-stemassistent? →

SMS-herinnering voor afspraken

Bericht dat automatisch vóór de afspraak wordt verstuurd (vaak de dag voordien) om vergeten te vermijden, met de mogelijkheid om in één woord te bevestigen of te annuleren. 6 voorbeelden van SMS-herinneringen →

Geautomatiseerde wachtlijst

Systeem dat een door annulering vrijgekomen plek aan de volgende wachtende patiënt voorstelt, zonder dat het secretariaat hoeft terug te bellen. Wachtlijst en spoedgevallen →

Terugkerende afspraak (sessiereeks)

Geheel van afspraken die in één keer met vaste tussenpozen worden gepland (kinesitherapie, logopedie). Elk moment moet vóór bevestiging in de agenda worden gecontroleerd om een conflict in de reeks te vermijden. Gemiste afspraken verminderen in de kinepraktijk →

Telefonische spoedtriage

Verduidelijkende vragen vóór een termijn wordt voorgesteld, om een spoedgeval van een routineafspraak te onderscheiden. De assistent stelt nooit een diagnose en verwijst zo nodig door naar een mens.

Doorverwijzing naar een mens (escalatie)

Overdracht van het gesprek aan de zorgverlener of het secretariaat wanneer de vraag verder gaat dan afsprakenbeheer: complex, gevoelig of dringend geval.

Agendasynchronisatie

Koppeling van de assistent met de agenda van de praktijk (Google Calendar, Outlook) om enkel echt vrije momenten voor te stellen en afspraken rechtstreeks in de agenda te schrijven.

Verwerker / onderaannemer (AVG)

Dienstverlener die persoonsgegevens verwerkt voor rekening van de praktijk (hosting, SMS-verzending, agenda). De praktijk moet de precieze lijst kunnen opvragen. AVG en medisch secretariaat: de checklist →

Rechtsgrond van de verwerking (AVG)

Juridische basis die een verwerking van persoonsgegevens toelaat in de zin van de AVG, bijvoorbeeld de toestemming van de betrokkene. Optidoc legt deze rechtsgrond vast bij elke uitwisseling.

Anonimisering

Bewerking die een gegeven definitief niet meer identificeerbaar maakt. In de referentieconfiguratie van Optidoc worden patiëntgegevens automatisch geanonimiseerd na 24 maanden.