Home / Blog

Voorbeelden

SMS-herinnering voor afspraken: 6 voorbeeldberichten voor uw praktijk

Een goede herinnering past in één zin, bevat het essentiële en laat de patiënt in één woord antwoorden. Zes voorbeelden om aan te passen, en de fouten die u best vermijdt.

De eerste oorzaak van gemiste afspraken is geen desinteresse: het is vergeten. Een overzichtsstudie van de Cochrane Collaboration over herinneringen via mobiele telefoon concludeert dat zulke herinneringen de aanwezigheid bij afspraken verhogen ten opzichte van geen herinnering. Blijft de vraag hoe u een bericht schrijft dat werkt.

Wat een goede herinnering bevat

• Het essentiële, in één zin: voornaam, datum, uur, plaats.
• Een manier om in één woord te antwoorden (JA/NEE, BEVESTIGEN/ANNULEREN) — een herinnering die verplicht om tijdens de openingsuren terug te bellen, verliest het grootste deel van haar effect.
• Geen enkele gezondheidsinformatie: geen reden, geen diagnose. Een SMS verschijnt op een vergrendeld scherm.
• Een eenvoudige en beleefde toon, zonder jargon.

Zes voorbeelden om aan te passen

1. Eenvoudige herinnering (de dag voordien)
Dag [voornaam], herinnering aan uw afspraak morgen [datum] om [uur] in praktijk [naam], [adres]. Tot dan!

2. Met bevestiging
Dag [voornaam], uw afspraak staat gepland op [datum] om [uur]. Antwoord JA om te bevestigen of NEE om te annuleren.

3. Dezelfde dag (enkele uren voordien)
Herinnering: uw afspraak is vandaag om [uur]. Verhinderd? Antwoord ANNULEREN om de plek vrij te maken.

4. Sessiereeks (kine, logopedie)
Dag [voornaam], uw sessie nr. [x] staat gepland op [dag] om [uur]. Antwoord JA om te bevestigen, NEE om te verplaatsen.

5. Discrete versie
Dag, u heeft een afspraak op [datum] om [uur]. Antwoord JA om te bevestigen. (Zonder naam van specialiteit of zorgverlener — nuttig wanneer de telefoon gedeeld of zichtbaar is.)

6. Vrijgekomen plek (wachtlijst)
Dag [voornaam], er is net een plek vrijgekomen op [datum] om [uur]. Antwoord JA om ze te reserveren — ze gaat naar wie het eerst antwoordt.

De fouten die u best vermijdt

• Een te lang bericht: na twee regels wordt het niet meer gelezen.
• De reden van de raadpleging of gezondheidsinformatie in de SMS vermelden.
• Een herinnering versturen zonder de antwoorden te verwerken: als de patiënt NEE antwoordt, moet iemand de plek vrijmaken en aan een andere patiënt voorstellen.
• De patiënt niet informeren: meld bij het maken van de afspraak dat er SMS-herinneringen worden verstuurd, en voorzie een manier om ze niet meer te ontvangen (zie ons privacybeleid en de AVG-checklist).

Hoe Sophie dit doet

Sophie stuurt automatisch een herinnering 24 uur voor de afspraak, en een tweede 2 uur voordien, en verwerkt het antwoord BEVESTIGEN / ANNULEREN: een annulering maakt de plek vrij in de agenda zonder tussenkomst van het secretariaat. De tekst van de berichten wordt bij de installatie aan elke praktijk aangepast.

Naargelang uw beroep verschillen de voorbeelden een beetje: bekijk kinesitherapeuten, artsen of tandartsen. Om verder te lezen: de echte kost van een gemiste afspraak.