Home / Blog

Kinesitherapie

Gemiste afspraken verminderen in de kinepraktijk: 5 concrete acties

In de kinesitherapie kost een no-show niet enkel één sessie: het breekt de reeks. Dit zijn vijf concrete acties om dat te vermijden.

In een kinesitherapiepraktijk kost een gemiste afspraak niet enkel een sessie: het maakt een hele reeks kwetsbaar. Een patiënt die de vierde van acht sessies overslaat, komt vaker niet meer terug voor de volgende. Dit zijn vijf concrete acties, in de volgorde waarin ze het makkelijkst te implementeren zijn.

1. De hele reeks in één keer boeken

In plaats van de sessies één voor één vast te leggen, stelt u de patiënt een terugkerend moment voor ("elke donderdag om 14u gedurende acht weken") en boekt u het in één keer. De patiënt vertrekt met een volledige kalender, en u met een voorspelbaardere agenda. Aandachtspunt: elk moment moet vóór bevestiging tegen de agenda worden gecontroleerd, anders ontregelt één enkel conflict de hele reeks.

2. Vóór elke sessie herinneren, niet enkel de eerste

Veel praktijken herinneren enkel de eerste afspraak. Maar het is halverwege de reeks, wanneer de pijn afneemt, dat vergeten en afhaken opduiken. Een herinnering de dag vóór elke sessie kost enkele seconden als ze geautomatiseerd is.

3. In één woord bevestigen, en het antwoord verwerken

Een herinnering waarop men "JA" of "NEE" kan antwoorden, verandert vergeten in informatie: u weet eerder of de plek vrij zal zijn. Het antwoord "NEE" moet dan wel een actie uitlokken (de plek vrijmaken, de wachtlijst verwittigen) in plaats van te wachten tot een secretariaat het leest.

4. Een levende wachtlijst bijhouden

Een plek die de dag voordien vrijkomt, kan nog gevuld worden — op voorwaarde dat ze meteen wordt voorgesteld aan iemand die wacht. Een wachtlijst op papier wordt bijna nooit op tijd geactiveerd; een geautomatiseerde wel.

5. Vanaf de eerste sessie een duidelijke annuleringsregel

Bepaal de opzegtermijn die u vraagt en communiceer die vanaf de eerste afspraak, mondeling en schriftelijk. De exacte regel (en de eventuele facturatie van onverontschuldigde afwezigheden) is de zaak van elke praktijk — controleer wat in uw situatie van toepassing is. Het belangrijkste: dat de patiënt weet wat hij mag verwachten.

Meten vóór u besluit

Noteer het aantal gemiste sessies over een of twee maanden vóór u iets verandert, en vergelijk daarna. Zonder uitgangspunt is het onmogelijk te weten wat echt gewerkt heeft.

Sophie automatiseert punten 1 tot 4 voor kinesitherapiepraktijken: bekijk de pagina Optidoc voor kinesitherapeuten. Om verder te lezen: 6 voorbeelden van SMS-herinneringen en de werking van een geautomatiseerde wachtlijst.