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Glossaire du secrétariat médical et de l'assistance IA

Les termes clés, expliqués simplement, pour les cabinets qui réfléchissent à leur accueil téléphonique.

Mis à jour le 21 septembre 2026

No-show (rendez-vous manqué)

Rendez-vous auquel le patient ne se présente pas, sans avoir prévenu à temps. Le créneau reste vide et n'a pas pu être proposé à quelqu'un d'autre. Le coût réel d'un rendez-vous manqué →

Télésecrétariat IA médical

Service d'accueil téléphonique automatisé par intelligence artificielle : il répond aux appels, accède à l'agenda du praticien, propose et confirme un rendez-vous et relance les patients par SMS, 24 h/24. Le télésecrétariat IA médical en Belgique →

Assistant vocal IA

Programme qui répond au téléphone en langage naturel, comprend la demande du patient et agit dans l'agenda (proposer, confirmer, déplacer ou annuler un rendez-vous). Il ne pose pas de diagnostic. Secrétariat téléphonique ou assistant vocal IA ? →

Rappel SMS de rendez-vous

Message envoyé automatiquement avant le rendez-vous (souvent la veille) pour éviter l'oubli, avec la possibilité de confirmer ou d'annuler en un mot. 6 modèles de SMS de rappel →

Liste d'attente automatisée

Dispositif qui propose un créneau libéré par une annulation au patient suivant en attente, sans que le secrétariat ait à le rappeler. Liste d'attente et urgences →

Rendez-vous récurrent (série de séances)

Ensemble de rendez-vous planifiés d'un coup à intervalles réguliers (kinésithérapie, logopédie). Chaque occurrence doit être vérifiée dans l'agenda avant confirmation, pour éviter un conflit sur la série. Réduire les rendez-vous manqués au cabinet de kiné →

Triage d'urgence téléphonique

Questions de qualification posées avant de proposer un délai, pour distinguer une urgence d'un rendez-vous de routine. L'assistant ne pose jamais de diagnostic et transfère vers un humain si nécessaire.

Transfert vers un humain (escalade)

Passage de la conversation au praticien ou au secrétariat quand la demande dépasse la gestion de rendez-vous : cas complexe, sensible ou urgent.

Synchronisation d'agenda

Connexion de l'assistant à l'agenda du cabinet (Google Calendar, Outlook) pour ne proposer que de vrais créneaux libres et écrire les rendez-vous directement dans l'agenda.

Sous-traitant (RGPD)

Prestataire qui traite des données personnelles pour le compte du cabinet (hébergement, envoi de SMS, agenda). Le cabinet doit pouvoir en obtenir la liste précise. RGPD et secrétariat médical : la checklist →

Base légale du traitement (RGPD)

Fondement juridique qui autorise un traitement de données personnelles au sens du RGPD, par exemple le consentement de la personne. Optidoc consigne cette base légale pour chaque échange.

Anonymisation

Opération qui rend une donnée définitivement non identifiable. Dans la configuration de référence d'Optidoc, les données patients sont anonymisées automatiquement après 24 mois.