Un créneau qui se libère, un patient qui a mal : voici concrètement comment un assistant automatisé gère ces deux situations sans intervention humaine.
Deux situations reviennent sans cesse dans la gestion d'un agenda médical : un créneau qui se libère au dernier moment, et un patient qui appelle avec une douleur qui ne peut pas attendre trois semaines. Voici concrètement comment un assistant automatisé peut gérer les deux sans intervention humaine.
Beaucoup de cabinets gèrent encore leur liste d'attente à la main : un carnet, une feuille, la mémoire du secrétariat. Quand une annulation arrive, quelqu'un doit s'en souvenir, rappeler les patients un par un, et espérer que le bon patient soit joignable au bon moment.
Dès qu'une annulation est enregistrée, le système identifie le patient suivant en attente pour ce type de rendez-vous et lui propose directement le créneau libéré, par SMS ou par téléphone selon le canal utilisé. Le membre du secrétariat n'a plus besoin de reprendre le téléphone pour ça — la proposition part automatiquement, et le créneau se remplit ou passe au patient suivant sans délai.
Un système qui propose le même délai de rendez-vous à tout le monde rate l'essentiel : une rage de dents un dimanche soir n'attend pas trois semaines, un contrôle de routine peut. Un assistant bien conçu pose une question de qualification (motif, urgence ressentie) avant de proposer un créneau, et transfère directement vers le praticien ou son secrétariat si la situation le justifie — plutôt que de forcer une réponse automatisée sur un cas qui ne s'y prête pas.
Moins de créneaux qui restent vides après une annulation, moins de temps de secrétariat passé à rappeler des patients un par un, et une réponse plus rapide pour les cas qui en ont vraiment besoin — sans qu'un humain doive trier chaque appel en temps réel pour y arriver.
Ces deux mécanismes s'adaptent au rythme de chaque activité — voir comment pour un cabinet médical, un cabinet dentaire ou un cabinet de kinésithérapie.
Appelez le 0460 25 69 14 pour un test de 60 secondes, ou réservez un appel de présentation de 15 minutes.
Réserver un appel démo